مهم ترین مبحث پیاده سازی الزامات استاندارد بحث چارت سازمانی می باشد، کارشناس پیاده سازی ابتدا می بایست چارت سازمانی متقاضی را مشخص کند از این نظر که چارت سازمانی مشخص کننده حوزه فعالیت درون سازمانی است، همچنین شرح وظایف افراد مشخص می گردد. مشکل اغلب سازمان ها عدم اطلاع افراد بابت شرح وظایف می باشد، قدم بعدی جهت پیاده سازی استاندارد نصب شعار استاندارد در محل عبور و مرور افراد می باشد، به لحاظ اینکه کارکنان مداوم بدانند چگونه می بایست به صورت استاندارد تعریف شده سازمان ایزو فعالیت کنند، جلسه با مدیران تصمیم گیرنده سازمان جهت ایجاد اهداف راهبردی چنانچه نیاز به تربیت نیروی زبده یا حتی استخدام نیرو، مشخص شدن هدف سپس اقدامات لازم جهت رسیدن به هدف جهت بالا بردن راندمان شرکت، مشخص شدن چک لیست های افراد، مشخص شدن مشکلات سازمان براساس گزارشات مکتوب افراد، سپس برطرف کردن تمام آنها بنام پیاده سازی الزامات استاندارد.
مرحله 1) تشکیل تیم اجرایی :
اولین مرحله از پیاده سازی ایجاد یک تیم مورد نیاز از افرادی است که به خوبی از سیستم استاندارد آگاهی دارند. یک تیم باید توسط سرپرست ارائه دهنده خدمات و نماینده مدیریت هدایت شود. پیش از اعمال مراحل اجرای استاندارد نماینده مدیریت، مسئولیت برنامه ریزی و نظارت بر سیستم مدیریت کیفیت را بر عهده دارند.
مرحله 2) اجرای برنامه آگاهی :
اطلاع رسانی به کارمندان خود در مورد سیستم استاندارد بسیار مهم است. بنابراین، شما باید یک برنامه آگاهانه را در سازمان انجام دهید که به کارکنان خود در مورد اهمیت و هدف سیستم استاندارد آگاهی دهید. این همچنین شامل مزایایی است که به مشتریان و کارمندان و همچنین نقش ها و مسئولیت های کارکنان در داخل سیستم می دهد.
مرحله 3) انجام بررسی وضعیت اولیه :
باید یک سیستم مدیریت کیفیت با تأیید استانداردهای درخواستی ایجاد شود. اکنون، این مرحله از ادغام، تطبیق یا اضافه کردن بر روی برنامه کیفیتی که قبلاً اجرا شده است، جلوگیری نمی کند. با این حال، این مرحله پیاده سازی اساساً برنامه مدیریت کیفیت موجود (در صورت وجود) را با استانداردهای درخواستی مقایسه می کند.
مرحله 4) ایجاد یک پیاده سازی مستند :
سازمان پس از مقایسه سیستم مدیریت کیفیت با استانداردهای درخواستی از یک طرح مستند برای رفع هرگونه عدم انطباق استفاده می کند. برنامه اجرای اسناد فرآیند را مشخص می کند و سیستم مدیریت کیفیت سازمان را کاملاً مطابق با استاندارد درخواستی می سازد.
مرحله 5) توسعه مستندات سیستم :
جایی که ناسازگاری در مورد سیستم های مدیریت کیفیت بسیار رایج است، حوزه اسناد و مدارک است. برای جلوگیری از این عدم انطباق ، موارد زیر باید توسعه یابد:
مرحله 6) کنترل اسناد :
برای کنترل مدارک و اسناد مورد نیاز به عنوان بخشی از سیستم استاندارد باید یک سیستم مستند ایجاد شود.
مرحله 7) ممیزی کیفیت داخلی :
برای بررسی اثربخشی سیستم استاندارد، استقرار باید توسط تیم ممیزی داخلی بررسی شود. در زیر دلایل انجام ممیزی های داخلی آورده شده است:
مرحله 8) بررسی توسط مدیریت :
پس از اجرای سیستم استاندارد، بررسی های مدیریت باید در فواصل زمانی برنامه ریزی شده انجام شود.
مرحله 9) صدور گواهینامه و ثبت نام :
درخواست رسمی به عنوان گواهینامه پس از 3-6 ماه اجرای و تثبیت استاندارد درخواستی، توسط سازمان صدور گواهینامه انجام می شود. یک نهاد صدور گواهینامه فقط درصورتیکه سیستم استاندارد پاسخگوی نیاز استاندارد درخواستی باشد، مجوز را صادر می کند. این گواهینامه به مدت 3 سال اعتبار دارد و ممیزی های نظارت در آن دوره انجام می شود.
مرحله 10) بهبود مستمر :
سازمان پس از اخذ گواهینامه از سازمان صدور گواهینامه، باید بر ادامه کارآیی و تثبیت سیستم پیاده شده متمرکز شود تا نیاز مشتریان خود را برآورده کند و رضایت آنها را افزایش دهد.
