شرکت یا سازمانی که گواهینامه استاندارد را دریافت می کند خود را ملزم به رعایت و عمل به الزامات استاندارد کرده یعنی پس از عبور از مرحله ممیزی اولیه و اخذ گواهینامه استاندارد نوبت به اجرای الزامات آن می رسد که پایش آن از وظایف نماینده مدیریت است که قبلاً الزامات استاندارد را فراگرفته. ممیزی مراقبتی بصورت دوره ای (معمولاً سالیانه) باید برای سازمانی که گواهینامه استاندارد را اخذ کرده است انجام گیرد و این کار از وظایف مرجعی است که گواهینامه استاندارد را صادرکرده، در واقع تقریباً یک ماه مانده به سررسید موعد ممیزی مراقبتی با شرکتی که گواهینامه استاندارد را اخذ کرده تماس گرفته خواهد شد تا با اعزام کارشناس، عدم انطباق های سیستم را شناسایی و به شرکت دارنده گواهینامه استاندارد فرصتی درجهت رفع این عدم انطباقات داده شود و پس از برطرف کردن آن ها و بازدید مجدد ممیز استاندارد، گواهینامه برای یک سال دیگر تمدید شود.
اگر نماینده مدیریت که درواقع وظیفه نظارت و پیگیری برعمل به الزامات استاندارد در سازمان را برعهده دارد پس از اخذ گواهینامه استاندارد به الزامات استاندارد به درستی عمل کند و کنترل نماید که استاندارد در سازمان به خوبی اجرا می شود در موعد ممیزی مراقبتی دیگر عدم انطباق خاصی وجود نخواهد داشت و پس از بازدید ممیز، به راحتی گواهینامه استاندارد تمدیدخواهد شد.درحقیقت برای معتبرماندن گواهینامه استاندارد نیازاست، شرکتی که گواهینامه استاندارد را اخذ کرده درممیزی مراقبتی نیز قبول شود.
در ممیزی مراقبتی مستندات تغییر یافته سیستم های مدیریت استاندارد بررسی و گزارش های ممیزی های داخلی و عملکرد آن باتوجه به روش های اجرایی استاندارد ارزیابی می شود. البته میزان سخت گیری در ممیزی مراقبتی همانند ممیزی اصلی جهت اخذ گواهینامه استاندارد به مرجعی که گواهینامه استاندارد را صادر کرده بستگی دارد برخی از مراجع اعمال بسیارسخت گیرانه در ممیزی مراقبتی انجام می دهند و تا رفع تمام عدم انطباق ها گواهینامه استاندارد را تمدید نمی کنند اما برخی مراجع سخت گیری کمتری دارند در زمان مواجهه با عدم انطباق های جزئی انعطاف نشان داده و به تذکر بسنده می کنند.
باید توجه داشت انجام ممیزی مراقبتی با تصمیم کارفرما انجام می شود، اگر ممیزی مراقبتی انجام نشود گواهینامه استاندارد اخذ شده از شرکت پس گرفته نمی شود ولی نام و مشخصات شرکت به سرعت از سایت مرجع صدور گواهینامه استاندارد خارج و درحقیقت گواهینامه استاندارد اخذ شده از نظر مرجع صادرکننده استاندارد فاقد اعتبار است و در صورت نیاز بایستی مراحل اخذ گواهینامه استاندارد را از ابتدا انجام دهند.درخصوص هزینه انجام ممیزی مراقبتی هزینه های متفاوتی اخذ می شود که این تفاوت در قیمت ها بستگی به مرجع صدور استاندارد دارد ولی معمولاً کمتر از هزینه اصلی گواهینامه استاندارد است.
شرکت های اقدام کننده به جهت صدور گواهینامه استاندارد سالی یک بار بایستی تمدید ممیزی مراقبتی را انجام دهند این تمدید ممیزی مراقبتی از چند نظر اهمیت دارد :
اول اینکه اگر شرکت دارنده گواهینامه استاندارد تمدید ممیزی مراقبتی انجام دهد نام شرکت خود را در سایت مرجع صادرکننده مشاهده خواهد کرد و اگر کارفرما که با مجموعه دارنده گواهینامه استاندارد همکاری دارند اطمینان حاصل می کنند که مجموعه متقاضی دارای گواهینامه استاندارد اصل می باشد و مرجع صادر کننده معتبر می باشد. اعتبار گواهینامه های استاندارد سه ساله می باشد اما بایستی هر سال جهت تمدید ممیزی اقدام کنند وتوصیه می گردد از سه ماه قبل پایان یافتن و انقضای زمان ممیزی جهت تمدید اقدام کنند زیرا تمدید ممیزی زمان بر هست و اگر دیر انجام گیرد گواهینامه بعد از یک سال بدون انجام تمدید ممیزی مراقبتی باطل خواهد شد. لازم به ذکر می باشد که جهت تمدید ممیزی مراقبتی نیز بایستی مراجعه گردد به همان مرجع ثبت و صدور گواهی استاندارد.
مطلب دوم جهت تمدید کردن گواهینامه استاندارد شرکت متقاضی چنانچه تمایل داشته باشد به شرکت در مناقصه بهتر می باشد تا تمدید ممیزی مراقبتی گواهینامه استاندارد را انجام دهد تا بتواند به راحتی وارد مناقصه شود. تمدید ممیزی مراقبتی گواهینامه استاندارد به جهت برنده شدن در مناقصه مفید بوده از رقبای خود پیشی گرفته و می توانند برنده مناقصه باشند. اهمیت تمدید گواهینامه استاندارد جهت بسیاری ازشرکت ها حائز اهمیت می باشد و موظف هستند تا تمدید ممیزی مراقبتی انجام شود و الا همانطورکه گفته شد استاندارد آن ها از اعتبار ساقط می گردد و دوباره بایستی جهت دریافت گواهینامه استاندارد اقدام نمایند.
اگر قرار باشد در زمان تمدید اعتبار سالیانه مجموعه دارنده گواهینامه مورد ممیزی قرار گیرد بایستی نکات زیر توجه شود:
در این وبگاه سعی برآن شده، کاربر بتواند به حداکثر اطلاعات مورد نیاز خود برسد. لذا چنانچه ابهام و یا سئوالاتی در این خصوص دارید می توانید با تماس تلفنی و یاحتی از طریق برگزاری جلسات آموزش رایگان از خدمات اطلاع رسانی ما استفاده نمایید.
