ممیزی استاندارد به معنای ارزیابی سیستم استاندارد منطبق بر الزامات استاندارد مد نظر سازمان است. واژه ممیزی در لغت به معنای ارزیابی است. به طور کلی در پیاده سازی الزامات سیستم های مدیریتی در راستای اخذ مدرک استاندارد دو نوع ممیزی وجود دارد که شامل ممیزی داخلی و ممیزی خارجی می باشد.
شخص اول INTERNAL AUDIT – FIRST PARTY AUDIT
ممیزی است که توسط خود سازمان یا از جانب آن برای مقاصد داخلی انجام می گیرد و می تواند مبنایی برای خوداظهاری سازمان درمورد انطباق باشد.
ممیزی شخص دوم SECOND PARTY AUDIT
ممیزی است که توسط طرف هایی که در مورد دامنه فعالیت سازمان ذینفع هستند، از قبیل مشتریان سازمان یا از جانب آنان و بر پایه معیار و استاندارد توافق شده انجام می گیرد.
ممیزی شخص ثالث THIRD PARTY AUDIT
ممیزی است که توسط سازمان های مستقل دارای صلاحیت و اعتبار یافته در یک شرکت انجام می گیرد. این سازمان ها انطباق یا الزاماتی از قبیل الزامات استاندارد مدیریت کنترل کیفیت و مانند آن ها را گواهی یا ثبت می کنند.
ممیز استاندارد، شخصی است که یک ممیزی را هدایت می‌کند و باید شایستگی لازم جهت فرآیند ممیزی استاندارد در سازمان متقاضی ممیزی استاندارد را داشته باشد. ممیزی استاندارد توسط ممیز استاندارد بر اساس استاندارد ایزو 19011 و بر مبنای معیار ممیزی صورت می گیرد.
ممیز استاندارد با انجام وظایف زیر، می‌تواند با ارائه گزارش ممیزی شامل نقاط قوت، توصیه بهبود و عدم انطباق به سازمان‌ها در جهت دستیابی به بهبود مستمر کمک نماید.
ممیزی محصول در واقع بررسی محصول و یا خدماتی خاص به منظور ارزیابی این که آیا با الزامات مورد نظر مطابقت دارد یا خیر (استانداردها،عملکرد و نیازهای مشتری)
ممیزی فرآیند تاییدی است که نشان می دهد تمامی فرآیند های سازمانی در حدود تلرانس تعیین شده قرار دارند. چنین ممیزی هایی عملیات و روش ها را در چارچوب از پیش تعیین شده و دستورالعمل ها و استانداردها برای اندازه گیری میزان انطباق این استانداردها و کارایی دستورالعمل ها، مورد ارزیابی قرار می دهند.
ممیزی سیستم در سطوح مدیریتی انجام می گردد. ممیزی سیستم را می توان به عنوان فعالیت انجام شده و مستند شده به منظور تایید توسط بازرسی و ارزیابی در نظر گرفت که عناصر سیستم در این شرایط توانایی توسعه، مستند سازی و پیاده سازی صحیح و در راستای الزامات مورد نیاز را دارند.
گام های ممیزی شامل مجموعه گام هایی به شرح زیر می باشد:
دوره های ممیزی داخلی استانداردها:
در استانداردها یکی از الزام ها اجرای دوره ای و منظم ممیزی داخلی درون سازمان است و سازمان ها باید در بازه های زمانی مشخص نسبت به این کار، یعنی انجام ممیزی داخلی و تهیه گزارش آن اقدام نمایند. فرآیند ممیزی داخلی طبق الزام استانداردها باید توسط افراد با صلاحیت انجام شود و معمولاً این صلاحیت از طریق گذراندن دوره های آموزشی ممیزی داخلی استانداردها کسب می شود.
پس پیش نیاز گذراندن دوره ممیزی داخلی هر استاندارد، گذراندن دوره تشریح الزامات همان استاندارد است زیرا در دوره ممیزی داخلی به بندها و تشریح آن ها خیلی اشاره نمی شود.
دوره های سرممیزی استانداردها:
دوره های سرممیزی دوره های پیشرفته انجام ممیزی است که افرادی که تصمیم دارند در شرکت های صدور گواهینامه های بین المللی به عنوان ممیز کار کنند لازم است بگذرانند. معمولا این دوره ها در 5 روز کاملاً کارگاهی برگزار می شود. در این دوره ها به بحث در خصوص ممیزی سازمان ها به عنوان ممیز شخص سوم پرداخته می شود و اینکه چه موارد نیاز به ممیزی دارد. از موارد دیگر در این دوره ها آشنایی با چالش ها و بحران هایی است که در شرکت های مختلف ممکن است به وجود آید و ممیز باید با آن ها آشنا باشد.
پیش نیاز این دوره گذراندن دوره های تشریح الزامات و ممیزی استاندارد، همچنین آشنایی و داشتن تجربه در اجرا و استقرار استاندارد است که اگر این دوره ها را نگذرانده باشید دوره های سرممیزی برایتان مفید نخواهد بود.
بخشی از فرآیند ممیزی مطابق بند ۶-۳-۴ استاندارد ISO 19011 ، آمادگی مستندات برای ممیزی است و یکی از اسناد مهم قبل از اجرای ممیزی، چک لیست ممیزی استاندارد است . این چک لیست محدود به سوالات طراحی شده قبل از ممیزی نیست و در طی ممیزی این سوالات متناسب با فعالیت‌ها و الزامات می‌تواند توسط ممیز تغییر یابد. به کارگیری چک لیست‌های آماده برای ممیزی استاندارد خیلی خوب است اما باید توجه داشته باشید که این چک لیست باید قبل از ممیزی متناسب با فرآیندها، مستندات و کارکنان آن سازمان بازنگری شود.
معیار ممیزی استاندارد در سازمان الزامات استاندارد مورد نظر است که این الزامات باید در فرآیند تهیه چک لیست ممیزی مورد توجه قرار گیرد. مانند:
نیازها و انتظاارت ذی‌نفعان سازمان
در تدوین چک لیست استاندارد باید ابتدا ذی‌نفعان سازمان شناسایی شده و الزامات و مقررات آن ها در تهیه چک لیست مد نظر قرار گیرد.
مستندات مرتبط با فرآیندهای سازمان
به منظور درک بهتر سیستم مدیریتی باید نقشه فرآیندها توسط ممیزین مطالعه شده و در زمان تهیه چک لیست استاندارد برای هر فرآیند جزییات هر یک از فرایندها(شامل مستندات، فرم‌ها، شاخص‌ها و …) نیز مورد بررسی قرار گیرد .
چک لیست ممیزی‌های قبلی
چک لیست‌های ممیزی قبلی می‌تواند منابع خوبی برای تدوین چک لیست قبل از اجرای ممیزی باشد.
نتایج ممیزی‌های قبلی
گزارش آخرین ممیزی‌های داخلی یا خارجی می‌تواند مورد توجه قرار گیرد در صورتی که در ممیزی قبلی در فرآیندی عدم انطباقی ثبت شده است می‌تواند در چک لیست این موضوع مورد توجه ویژه قرار گیرد.
